Lo smart working o lavoro agile è una particolare modalità di svolgimento del lavoro che ammette, nei limiti di quanto concordato tra dipendente e datore di lavoro, una flessibilità nell’orario e nel luogo (da casa ma anche da altri luoghi esterni all’azienda compatibili) nel quale viene svolta l’attività lavorativa fuori dall’azienda (principalmente mediante l’utilizzazione di strumenti informatici e telematici quali pc, tablet, smartphone…).
Lo “smart working” non richiede l’individuazione di una postazione fissa durante i periodi di lavoro svolti al di fuori dei locali aziendali e quest’ultima circostanza lo diversifica nettamente dal telelavoro che è caratterizzato sempre dall’impiego di tecnologie informatiche e telematiche per operare a distanza dalla sede dell’azienda, con la quale la persona è collegato, ma da postazioni specifiche. Il telelavoro si distingue inoltre nel fatto che deve essere svolto in modo continuativo e riguarda potenzialmente anche soggetti che non sono dipendenti dell’azienda.
Per chiarire meglio la differenza: un lavoratore/lavoratrice che opera da casa in telelavoro ha il vincolo di svolgere tale attività nell’ambiente di lavoro specifico concordato e valutato conforme dall’azienda ovvero tipicamente la propria abitazione e in particolare la “postazione” (stanza, scrivania, seduta, pc…) definita con l’azienda; lo smartworking consente invece al lavoratore/lavoratrice di operare genericamente in qualunque ambiente (es. dalla propria abitazione, da altra abitazione, da uno spazio di coworking, da altre tipologie di edifici) che consenta di rispettare le condizioni di sicurezza, di riservatezza e altre condizioni previste con gli accordi aziendali.
In termini pratici nel telelavoro è come se si “spostasse l’ufficio a casa”: stesso schema, luogo definito, orari rigidi (tipicamente gli stessi dell’ufficio); nello smart working, si lavora con maggiore autonomia su luogo e organizzazione del lavoro, purché si rispettino obiettivi, regole di sicurezza e riservatezza e i limiti dell’orario di lavoro.
Tali differenze tra smartworking e telelavoro comportano diverse misure di sicurezza da garantire nelle due diverse modalità di lavoro (descritte nel d.lgs n.81/08 rispettivamente all’articolo 3, comma 7-bis per lo smartworking/lavoro agile e all’articolo 3, comma 10 per il telelavoro) che riguardano in particolare la gestione del luogo dove si svolge l’attività.
Obblighi del datore di lavoro sia in caso di smartworking/lavoro agile che di telelavoro:
- applicare le particolari misure di sicurezza previste dalla normativa per chi opera con videoterminali (in particolare la gestione dell’ergonomia durante lo svolgimento dell’attività);
- somministrare adeguata informazione e formazione periodica in merito alle politiche e procedure definite dall’azienda per la tutela della salute e sicurezza e circa il corretto svolgimento della prestazione di lavoro;
- garantire che apparecchiature informatiche/attrezzature di lavoro fornite siano conformi alla normativa vigente (es. marcatura CE) ed effettuare idonea manutenzione delle stesse al fine di garantire nel tempo la permanenza dei requisiti di sicurezza;
- somministrare eventuale informazione e formazione specifica circa l’utilizzo delle attrezzature e apparecchiature messe a disposizione;
Obblighi specifici del datore di lavoro in caso di telelavoro
Lo svolgimento dell’attività in luogo/postazione predefinita determina i seguenti obblighi:
- Al fine di verificare la corretta attuazione della normativa in materia di tutela della salute e sicurezza da parte del lavoratore a distanza, il datore di lavoro, le rappresentanze dei lavoratori e le autorità competenti hanno accesso al luogo in cui viene svolto il lavoro (nei limiti della normativa nazionale e dei contratti collettivi, dovendo tale accesso essere subordinato al preavviso e al consenso del lavoratore qualora la prestazione sia svolta presso il suo domicilio).
- Il datore di lavoro garantisce l’adozione di misure dirette a prevenire l’isolamento del lavoratore a distanza rispetto agli altri lavoratori interni all’azienda, permettendogli di incontrarsi con i colleghi e di accedere alle informazioni dell’azienda, nel rispetto di regolamenti o accordi aziendali”.
Gli obblighi specifici in caso di smartworking/lavoro agile
Nel caso dello smartworking/lavoro agile la maggiore flessibilità prevista sia per quanto riguarda le modalità che l’ambiente (non strettamente legato a uno specifico domicilio/postazione) comportano una gestione della sicurezza basata su un maggior coinvolgimento della lavoratrice/lavoratore.
A differenza dal telelavoro il datore di lavoro non è in tale caso chiamato ad accedere al luogo di lavoro dove si svolgerà la prestazione ma dovrà garantire quanto segue:
- consegnare al lavoratore e al RLS prima dell’avvio della prestazione di lavoro agile, con cadenza almeno annuale (e/o ad ogni variazione significativa delle condizioni lavorative e di rischio connesse in particolare con il cambio di mansione) un’informativa dove sono individuati i rischi generali e specifici relativi alla prestazione da svolgere e le misure da adottare;
- garantire, come avviene in azienda, la possibilità per lavoratrici/lavoratori di segnalare in qualsiasi momento dell’attività lavorativa situazioni particolari e/o richiedere chiarimenti direttamente o mediante i propri rappresentanti.
Da parte sua la/il lavoratrice/lavoratore dovrà cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro operando in ambienti idonei a garantire la propria salute e sicurezza secondo le informazioni ricevute dal datore di lavoro.
Il ruolo dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza in caso di smartworking/lavoro agile
Con riferimento a quanto descritto in merito allo smartworking la figura del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza ricopre un ruolo chiave in quanto ha il potere di:
- segnalare l’eventuale mancata predisposizione dell’informativa per lavoratrici/lavoratori o sue lacune. A tal riguardo si allega una ipotesi di checklist di verifica dei contenuti minimi che dovrebbe in generale prevedere l’informativa;
- verificare che lavoratori/lavoratrici siano a conoscenza della informativa predisposta dal datore di lavoro;
- verificare che lavoratori/lavoratrici conoscano i rischi e le misure di sicurezza che devono rispettare durante l’attività fuori dall’azienda;
- raccogliere e segnalare al datore di lavoro difficoltà/criticità riscontrate da lavoratrici/lavoratori nella comprensione/gestione di quanto indicato nell’informativa;
- raccogliere eventuali segnalazioni o dubbi in merito a temi non affrontati nell’informativa o poco chiari (sulla base di valutazioni proprie o di segnalazione di lavoratrici/lavoratori);
- verificare l’esistenza o eventualmente chiedere all’azienda di prevedere uno o più referenti in azienda (es. RSPP, preposti…) che forniscano indicazioni e chiarimenti in generale in merito alla gestione della sicurezza durante il lavoro agile/smartworking.
